KI-Einstieg für kleine Firmen: in zwei Abenden zum klaren Plan
Der KI-Fahrplan ist eine Beratung zu Anwendungsfällen, Datenschutz und Kosten für Firmen mit 5 bis 50 Mitarbeitenden. Du erfährst, wo KI euch Zeit sparen kann, worauf ihr beim Datenschutz achten solltet und was es kostet.
Kommt dir das bekannt vor?
- Im Team nutzen einige schon ChatGPT, aber keiner weiß genau, was erlaubt ist.
- Es gibt zu viele Tools, und du hast keine Zeit, sie alle auszuprobieren.
- Du hast das Gefühl, KI könnte euch helfen, aber nicht, wo genau.
- Du willst vorher wissen, ob sich das Ganze rechnet.
Damit bist du nicht allein: Mehr als die Hälfte der Unternehmen ab 20 Beschäftigten nutzt inzwischen KI, aber 59 % dieser Firmen sagen, dass sie das Potenzial gar nicht ausschöpfen (Bitkom 2026). Meine Erfahrung: Oft fehlt weniger ein Tool als ein Plan.
Der KI-Fahrplan
In zwei Online-Abenden schauen wir uns eure Abläufe an. Danach bekommst du einen schriftlichen Fahrplan:
- 3 Anwendungsfälle, die zu euren Abläufen passen, mit Aufwand und Kostenrahmen
- Eine Tool-Empfehlung passend zu euren Prozessen
- Eine Vorlage für eure KI-Richtlinie als Orientierung
- Einen Vorschlag für den ersten 4‑Wochen-Test, mit einer Messgröße, an der ihr den Nutzen seht
So läuft es ab
- Kennenlernen
20 Minuten, kostenlos, online. Wir klären, ob der Fahrplan zu deiner Firma passt.
- Fragebogen
ca. 10 Minuten pro Person. Dein Team trägt ein, welche Aufgaben jede Woche Zeit kosten.
- Abend 1
90 Minuten. Wir gehen eure Abläufe durch.
- Abend 2
90 Minuten, eine Woche später. Drei Anwendungsfälle mit Kostenrahmen und eine Tool-Empfehlung.
- Dein Fahrplan
wenige Tage danach, schriftlich zum Nachlesen.
Insgesamt etwa 2 bis 3 Wochen, dein Zeitaufwand rund 3,5 Stunden. Per Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet, wie es dir passt.
Häufige Fragen
Dürfen wir Kunden- und Firmendaten in ChatGPT eingeben?
Kundendaten dürfen Firmen in ChatGPT und ähnliche KI-Tools (Stand 2026) in vielen Fällen eingeben, wenn die Voraussetzungen stimmen. Dazu gehören in der Regel eine Business-Version mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ein erlaubter Grund für die Verarbeitung nach DSGVO und klare Regeln fürs Team. Ob das im Einzelfall reicht, klärt der Datenschutzbeauftragte oder eine Anwältin bzw. ein Anwalt.
Wo fangen wir mit KI an, und wofür lohnt sie sich bei uns?
Beim Einstieg in KI fangen kleine Firmen am besten nicht beim Tool an, sondern bei einem Ablauf, der das Team jede Woche Zeit kostet. Typische Startpunkte sind Mails und Angebote formulieren, Gesprächsnotizen zusammenfassen und interne Fragen beantworten. Ein guter Einstieg ist ein einzelner Ablauf, der vier Wochen lang getestet wird.
Was kostet KI für eine kleine Firma, und rechnet sich das?
Die Business-Versionen bekannter KI-Assistenten kosten Stand 2026 meist rund 15 bis 30 Euro netto pro Person und Monat, oft mit einer Mindestanzahl an Plätzen. Die größeren Kosten für kleine Firmen liegen meist in Einführung, Regeln und Schulung. Es rechnet sich, wenn ein klar gemessener Ablauf spürbar Zeit spart.
Welches KI-Tool ist das richtige für unsere Firma?
Welches KI-Tool zu einer kleinen Firma passt, hängt vor allem davon ab, womit sie heute schon arbeitet: Mit Microsoft 365 landet man oft bei Copilot, mit Google Workspace bei Gemini, ChatGPT und Claude sind starke eigenständige Assistenten. Für alle gilt (Stand 2026): Business-Version mit Vertrag nehmen und erst an einem Ablauf testen.
Wie nehmen wir unser Team bei KI mit, und müssen wir schulen?
Eine bestimmte Schulung schreibt das Gesetz nicht vor. Seit 2025 verlangt der EU AI Act aber (seit Juli 2026 in abgeschwächter Form), dass Firmen, die KI einsetzen, Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz im Team zu unterstützen. Eine kurze, praktische Schulung ist dafür der einfachste Weg. Damit das Team KI wirklich nutzt, braucht es außerdem klare Regeln und Beispiele aus der eigenen Arbeit.
Über mich
Sebastian Zwicker
Ich bin Berater in einem Softwareunternehmen und führe dort Software bei Firmen ein. Dabei schaue ich mir jeden Tag an, wie Teams wirklich arbeiten: wer was macht, wo Zeit verloren geht und was sich vereinfachen lässt. Genau dieser Blick auf die Abläufe ist beim KI-Einstieg entscheidend, nicht das neueste Tool.
KI nutze ich selbst jeden Tag. Ich habe mir unter anderem gebaut:
- einen KI-Assistenten, der Mails vorsortiert und Antworten vorbereitet, die ich nur noch freigebe
- einen Generator, der aus Gesprächsnotizen fertige Kundenpräsentationen erstellt
- ein persönliches Dashboard, das Termine, Mails und Aufgaben an einem Ort zusammenführt
Ich komme aus Darmstadt und arbeite online mit Firmen in ganz Deutschland, abends, damit euer Tagesgeschäft weiterläuft.
Kontakt
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